«Πνίγει» τις επιχειρήσεις το σύστημα «Εργάνη»

Ακόμη και τα ηλεκτρονικά συστήματα που δημιουργεί το ελληνικό κράτος για να καταπολεμήσει τη γραφειοκρατία, καταλήγουν να δημιουργούν τεράστια στρώματα ηλεκτρονικής γραφειοκρατίας.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα, το ηλεκτρονικό σύστημα «Εργάνη», που δημιουργήθηκε για την ηλεκτρονική καταγραφή των δεδομένων της αγοράς εργασίας, αλλά έχει καταλήξει να «πνίγει» τις επιχειρήσεις σε... πελάγη ηλεκτρονικής γραφειοκρατίας.

Ερευνητές του ΣΕΒ μελέτησαν διεξοδικά το σύστημα «Εργάνη» και κατέληξαν σε σχεδόν... ανατριχιαστικά συμπεράσματα για τα προβλήματα που έχει δημιουργήσει στις επιχειρήσεις.

Σύμφωνα με τον ΣΕΒ, το πληροφοριακό σύστημα «Εργάνη» του Υπουργείου Εργασίας είναι εργαλείο για την καταγραφή δεδομένων της αγοράς εργασίας καθώς εκεί δηλώνονται όλες οι βασικές ενέργειες της σχέσης μεταξύ εργαζομένων – επιχειρήσεων (προσλήψεις, αποχωρήσεις, συμβάσεις εργασίας, άδειες, υπερωρίες, ΣΣΕ κ.λπ.).

Δημιουργήθηκε με σκοπό τη μείωση των γραφειοκρατικών και διοικητικών βαρών, τη διαφάνεια, και την παρακολούθηση της αγοράς εργασίας. Η εισαγωγή του το 2012, αποτέλεσε σταθμό στην διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού και στη μείωση των διοικητικών βαρών για τις επιχειρήσεις.

Όμως μετά από παρεμβάσεις της προηγούμενης κυβέρνησης εξελίχθηκε και σε εργαλείο διαχείρισης με δυσβάστακτο γραφειοκρατικό βάρος.

Αριθμοί που σοκάρουν

Στοιχεία που έχουν αντληθεί από το υπουργείο Εργασίας σκιαγραφούν τον τεράστιο όγκο γραφειοκρατίας που περνά μέσα από το σύστημα «Εργάνη»:

• Το σύστημα δέχεται περίπου 50.000 υποβολές καθημερινά από 30.000 χρήστες. Τις ημέρες αιχμής (συνήθως στην αρχή και το τέλος κάθε μήνα), ο αριθμός διπλασιάζεται ενώ, η πρόσφατα υλοποιηθείσα παραχώρηση δικαιώματος πρόσβασης και στους εργαζόμενους αναμένεται να αυξήσει περαιτέρω την χρήση του συστήματος.
• Υπάρχουν 10 βασικά έγγραφα που αφορούν εργαζόμενους (στοιχεία Μαρ 19) με μέσο όρο 277 πεδία ανά έντυπο, δηλαδή 2.773 πεδία προς συμπλήρωση. Το 47% είναι ελεύθερα, ενώ το 53% συμπληρώνονται μέσω λιστών επιλογής. Το γεγονός αυτό από μόνο του αποτελεί ένδειξη της δυσκολίας που υπάρχει στην μηχανογραφική επεξεργασία των δεδομένων που περιέχονται στα πεδία από μία τόσο εκτεταμένη βάση δεδομένων.
• Για έξι (6) από τα δεκατρία (13) συνολικά έντυπα που προβλέπονται, απαιτείται η υποβολή και συνημμένων εγγράφων, με όλες τις ανάλογες συνέπειες στον όγκο των τηρουμένων αρχείων. Αντίστοιχα, για πέντε (5) από τα δεκατρία (13) συνολικά έντυπα που προβλέπονται, απαιτείται η υπογραφή του εργαζόμενου ή ανάλογη εξώδικη δήλωση του εργοδότη.
• Παράλληλα, υπάρχουν άλλα έντυπα για προγράμματα κοινωφελούς / μαθητεία / πρακτική / κατάρτιση. Τον Οκτώβριο 2018, αφορούσε 310.364 επιχειρήσεις που απασχολούν 1.996.723 εργαζομένους.

«Βραχυκύκλωμα» διαδικασιών

Βασικά προβλήματα στο σχεδιασμό της «Εργάνης» είναι, μεταξύ άλλων, ότι απαιτείται η υποβολή του εντύπου Ε3 το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο, χωρίς να υφίσταται διάταξη που να αφορά σε διαδικασία ανάκλησης αναγγελίας πρόσληψης ή άλλου εντύπου με αποτέλεσμα αν η πρόσληψη τελικώς δεν πραγματοποιηθεί, απαιτείται υποβολή «οικειοθελούς αποχωρήσεως», την ίδια ημέρα (της προσλήψεως).

Επίσης, λόγω της δομής του εντύπου Ε8, ο εργοδότης καλείται να προδηλώσει τον χρόνο υπερεργασίας ημερησίως, ενώ δεν υφίσταται δυνατότητα δήλωσης / ακύρωσης της υπερωριακής απασχόλησης μετά την παρέλευση του χρονικού διαστήματος πραγματοποίησής της, ούτε κατ’ εξαίρεση.

Επιπλέον, δεν υφίσταται πρόβλεψη για την περίπτωση μεταβίβασης επιχειρήσεων, εγκαταστάσεων ή τμημάτων εγκαταστάσεων ή επιχειρήσεων.

Εξάλλου, το σύστημα τίθεται εκτός λειτουργίας κάθε Τετάρτη από τις 16.00 έως 21.00, για λόγους τακτικής συντήρησης.

Χρειάζεται αλλαγή κατεύθυνσης

Όπως υπογραμμίζει ο ΣΕΒ, η αναβάθμιση του συστήματος, αν και τεχνικό ζήτημα, χρειάζεται αλλαγή κατεύθυνσης και ανασχεδιασμό. Πρέπει να αξιολογηθεί ως μέρος των πληροφοριακών συστημάτων του υπουργείου τα οποία επιβάλλεται να διασυνδεθούν ή ενοποιηθούν και με λοιπά πληροφοριακά συστήματα του δημοσίου, αλλά και να ληφθεί μέριμνα να εξυπηρετήσει ενδεχόμενες ανάγκες που θα προέλθουν από την προσαρμογή στις νέες εργασιακές συνθήκες (τράπεζα χρόνου, μικροαπασχόληση, ευέλικτες μορφές), όπως αυτές διαμορφώνονται σε αυτό που τα προηγούμενα χρόνια χαρακτηρίζαμε ως «μέλλον της εργασίας», αλλά το οποίο είναι ήδη παρόν.

Τα παραπάνω σημαίνουν ότι επιβάλλεται μια δραστική αναβάθμιση του συστήματος «Εργάνη» για μείωση του συχνά δυσβάστακτου γραφειοκρατικού βάρους (π.χ. με τροποποίηση της ανάγκης εκ των προτέρων δήλωσης υπερωριών, υπερεργασίας), ανασχεδιασμό διαδικασιών και ψηφιοποίηση, σε συνάφεια με το συνολικό ανασχεδιασμό των συστημάτων του υπουργείου.

Οι προτεινόμενες κύριες κατευθυντήριες γραμμές για τη βελτίωση του συστήματος είναι:

1. Συνολική αναθεώρηση με απλοποίηση/παραμετροποίηση πινάκων και περαιτέρω διασύνδεση του με τα λοιπά συστήματα (ΕΦΚΑ, Sepe.net, TAXIS).
2. Λογική 3 πυλώνων στο ΕΡΓΑΝΗ (στοιχεία επιχείρησης, στοιχεία εργαζομένου, στοιχεία σχέσης μεταξύ των παραπάνω).
3. Αλλαγή σχεδιαστικής φιλοσοφίας με προσανατολισμό στις απαιτούμενες λειτουργίες (process oriented) και όχι με βάση τα έντυπα που ήδη χρησιμοποιούνται.
4. Διασφάλιση μοναδικού σημείου καταχώρισης πληροφορίας (ανεξαρτήτως σημείου) και αξιοποίηση του στο σύνολο των εφαρμογών.
5. Ένταξη στο G-Cloud, ώστε να μην διακόπτεται η λειτουργία του κάθε Τετάρτη.
6. Ανοικτή πρόσβαση στα δεδομένα (εκτός των προσωπικών) για αξιοποίηση από το δημόσιο, τους κοινωνικούς εταίρους, την ακαδημαϊκή και ερευνητική κοινότητα.