Αν κάποιος παρατηρήσει μια τυπική ημέρα σε μια σύγχρονη εταιρεία, θα δει κάτι πολύ συγκεκριμένο: το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου καταναλώνεται σε meetings. Συζητήσεις για projects, alignment calls, updates, syncs, reviews, stand ups. Η ημέρα γεμίζει γρήγορα.
Και στο τέλος της ημέρας, υπάρχει μια αίσθηση ότι «κάτι έγινε». Το ερώτημα είναι: τι ακριβώς έγινε; Γιατί αν δει κανείς πιο προσεκτικά, θα διαπιστώσει ότι πολλές φορές, η πραγματική δουλειά — αυτή που παράγει αποτέλεσμα — έχει μετατεθεί για αργότερα. Μετά το επόμενο meeting. Τα meetings έχουν γίνει το default εργαλείο για τα πάντα.
- Θέλουμε να πάρουμε μια απόφαση; Meeting.
- Υπάρχει μια ασάφεια; Meeting.
- Χρειάζεται ενημέρωση; Meeting.
Και σιγά-σιγά, χωρίς να το καταλάβουμε, δημιουργείται ένα περιβάλλον όπου η δουλειά οργανώνεται γύρω από τα meetings — αντί τα meetings να υποστηρίζουν τη δουλειά. Το πρόβλημα δεν είναι τα meetings ως έννοια. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι απολύτως απαραίτητα. Όταν χρειάζεται να λυθεί ένα σύνθετο θέμα, να ευθυγραμμιστεί μια ομάδα, να ληφθεί μια κρίσιμη απόφαση.
Το πρόβλημα ξεκινάει όταν χρησιμοποιούνται για πράγματα που δεν τα χρειάζονται. Και αυτό συμβαίνει πολύ πιο συχνά απ’ όσο παραδεχόμαστε.
Ένα από τα βασικά ζητήματα είναι ότι τα meetings δημιουργούν μια ψευδαίσθηση παραγωγικότητας. Όταν συμμετέχεις σε συζητήσεις, όταν ανταλλάσσονται απόψεις, όταν υπάρχει δραστηριότητα, είναι εύκολο να νιώσεις ότι υπάρχει πρόοδος.
Αλλά η πρόοδος δεν είναι η συζήτηση. Είναι το αποτέλεσμα της. Και σε πολλές περιπτώσεις, αυτό το αποτέλεσμα είτε καθυστερεί είτε δεν έρχεται ποτέ. Ένα άλλο πρόβλημα είναι η διάχυση της ευθύνης. Σε ένα meeting με πολλούς συμμετέχοντες, όλοι έχουν άποψη — αλλά δεν είναι πάντα σαφές ποιος αποφασίζει.
Και όταν δεν είναι σαφές ποιος αποφασίζει, η απόφαση είτε καθυστερεί είτε μεταφέρεται σε επόμενο meeting. Έτσι δημιουργείται ένας κύκλος: meeting για να συζητήσουμε → meeting για να αποφασίσουμε → meeting για να επιβεβαιώσουμε
Και κάπου στη μέση, χάνεται ο χρόνος. Ένα από τα πιο χαρακτηριστικά patterns που βλέπουμε είναι τα recurring meetings χωρίς ξεκάθαρο λόγο ύπαρξης. Meetings που γίνονται «επειδή γίνονται».
- Χωρίς σαφή agenda.
- Χωρίς ξεκάθαρο στόχο.
- Χωρίς συγκεκριμένο αποτέλεσμα στο τέλος.
Και παρ’ όλα αυτά, συνεχίζουν να υπάρχουν — γιατί κανείς δεν τα αμφισβητεί. Υπάρχει και μια πιο βαθιά αιτία πίσω από αυτό. Τα meetings είναι ένας ασφαλής τρόπος να δείξεις ότι συμμετέχεις.
- Ότι είσαι «μέσα στα πράγματα».
- Ότι υπάρχει επικοινωνία.
- Ότι υπάρχει συντονισμός.
Αυτό δημιουργεί μια αίσθηση ασφάλειας, τόσο για τις ομάδες όσο και για τη διοίκηση. Αλλά αυτή η ασφάλεια έχει κόστος.
- Κόστος σε χρόνο.
- Κόστος σε συγκέντρωση.
- Κόστος σε πραγματική παραγωγικότητα.
Γιατί κάθε ώρα σε meeting είναι μια ώρα που δεν αφιερώνεται σε deep work. Και το deep work είναι αυτό που παράγει αξία. Είναι εύκολο να γεμίσεις μια ημέρα με meetings. Είναι πολύ πιο δύσκολο να δημιουργήσεις χώρο για συγκεντρωμένη δουλειά. Και όμως, αυτός ο χώρος είναι που κάνει τη διαφορά.
Ένα ακόμη στοιχείο που συχνά υποτιμάται είναι η κόπωση. Τα συνεχόμενα meetings δεν είναι απλώς θέμα χρόνου. Είναι και θέμα ενέργειας. Η συνεχής εναλλαγή θεμάτων, η ανάγκη να παρακολουθείς συζητήσεις, να συμμετέχεις, να απαντάς, εξαντλεί. Και όταν τελικά έρθει η στιγμή για πραγματική δουλειά, η ενέργεια δεν είναι η ίδια.
Έτσι δημιουργείται ένα παράδοξο: όσο περισσότερα meetings έχει μια ομάδα, τόσο λιγότερη ενέργεια έχει για να παράγει αποτέλεσμα. Οι οργανισμοί που λειτουργούν καλύτερα δεν είναι αυτοί που έχουν εξαλείψει τα meetings. Είναι αυτοί που τα χρησιμοποιούν με πρόθεση.
- Ξέρουν γιατί γίνεται ένα meeting.
- Ξέρουν τι πρέπει να βγει από αυτό.
- Και ξέρουν πότε δεν χρειάζεται να γίνει καθόλου.
Αυτό είναι ίσως το πιο δύσκολο σημείο: να αναγνωρίσεις ότι πολλά από τα meetings που κάνεις δεν είναι απαραίτητα. Και ακόμα πιο δύσκολο: να τα κόψεις.
Γιατί αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αλλάξεις τον τρόπο που δουλεύεις.
- Να βασιστείς περισσότερο σε γραπτή επικοινωνία.
- Να δώσεις περισσότερη αυτονομία στις ομάδες.
- Να νιώσεις ότι δεν χρειάζεται οι συνάδελφοι σου να βλέπουν ότι το calendar σου είναι fully booked οπότε και να νομίζουν ότι δουλεύεις σκληρά.
- Να αποδεχτείς ότι δεν χρειάζεται να είσαι σε όλα.
Δεν είναι εύκολο. Αλλά είναι απαραίτητο αν θέλεις να δημιουργήσεις ένα περιβάλλον όπου η δουλειά δεν πνίγεται μέσα στη συζήτηση. Στο τέλος της ημέρας, το θέμα δεν είναι αν κάνουμε πολλά meetings. Το θέμα είναι αν τα meetings που κάνουμε παράγουν πραγματικό αποτέλεσμα. Και αυτό είναι κάτι που αξίζει να αμφισβητούμε πιο συχνά.
*Ο κ. Γιώργος Λουτριανάκης είναι CEO, PlusHorizon.
Ακολουθήστε το Business Daily στο Google news
